Política de tratamiento de datos personales

En POL COLOMBIA S.A.S, ponemos a su disposición, nuestra POLÍTICA DE PRIVACIDAD adoptada en cumplimiento
del régimen legal vigente contenido y desarrollado a partir de lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas concordantes.

Definiciones previas:

Para un mejor entendimiento de la presente política, es importante que conozca los siguientes conceptos y su definiciones legales:

Autorización: Es el consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

Encargado del tratamiento: Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realiza el Tratamiento de datos personales en nombre y por cuenta del Responsable del tratamiento.

Responsable del tratamiento: Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decide sobre el Tratamiento de los datos personales a partir de la Autorización del Titular u otra habilitación legal.

Titular: Es la persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

Tratamiento: Se define como cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Transferencia: Envío de datos personales de un Responsable del Tratamiento a un nuevo Responsable del Tratamiento.

Transmisión: Comunicación de datos personales de un Responsable del Tratamiento a un Encargado de Tratamiento con el fin de que este realice alguna actividad o preste algún servicio a nombre y cuenta del Responsable del Tratamiento que le comunica los datos.

Nuestra identificación:

Razón social: POL COLOMBIA S.A.S. N.I.T: 900530996 Domicilio: Bogotá D.C.. Dirección Principal: Carrera 15 # 88-64 Oficina 709

Introducción:

POL COLOMBIA S.A.S., trata datos personales de todos sus grupos de interés, en ejecución de su objeto social, en el cual se incluyen actividades de: Comercio al por mayor de computadores, equipos periféricos y programas de informática; comercio al por menor de computadores, equipos periféricos programas de informática y equipos de telecomunicaciones en establecimientos especializados; actividades de consultoría informática y actividades de administración de instalaciones informáticas; actividades de desarrollo de sistemas informáticos, entre otras líneas de negocio , sea a través de canales físicos y/o electrónicos, para lo cual distribuye y comercializa tales productos, sin perjuicio de las que llegare a ser titular y para varias ciudades del país; todas las actividades requeridas para el desarrollo de su objeto social, como lo pueden ser el comercio al por mayor, comercio directo y comercio electrónico, alianzas, entre otros autorizados por la ley.

Nuestro compromiso:

Los datos personales en custodia de POL COLOMBIA S.A.S., en su condición de Responsable y/o Encargado del tratamiento según el caso, serán tratados y protegidos cumpliendo los principios y regulaciones previstas en las leyes colombianas y demás que le sean aplicables en la materia, así como de conformidad con buenas prácticas en protección de datos personales.

Aviso de privacidad

El Aviso de Privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, que es puesto a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. A través de este documento se comunica al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales. El Aviso de Privacidad de POL COLOMBIA S.A.S está disponibles, entre otros medios, en la página web  www.polcolombia.com.

Ámbito de aplicación:

La presente política aplica al tratamiento de los datos personales de los titulares que conforman los diversos grupos de interés de POL COLOMBIA S.A.S, trátese de clientes, proveedores, empleados, accionistas, entre otros. En este sentido, la misma es aplicable al tratamiento de datos personales de la persona natural que nos proporcione sus datos personales, directamente o a través de terceros, bien sea en calidad de responsable o de Encargado de tratamiento, cumpliendo con los respectivos requisitos legales vigentes en la materia.

Finalidades

El tratamiento que realizará POL COLOMBIA S.A.S. será el de recolectar, almacenar, procesar, circular, compartir, usar, transmitir o transferir (según corresponda) los datos personales, atendiendo de forma estricta los deberes de seguridad y confidencialidad de acuerdo con las siguientes finalidades:

1. Para cumplir con las obligaciones derivadas de los contratos comerciales y demás negocios jurídicos que celebra POL COLOMBIA S.A.S. en desarrollo de su objeto.
2. Para la gestión integral del programa de lealtad de clientes de POL COLOMBIA S.A.S, bien sea que, éste sea administrado directamente o a través de terceros, lo cual podrá implicar la transmisión o transferencia segura de los datos personales que sean pertinentes y necesarios para dicha gestión, cumpliendo con los requisitos legales correspondientes.
3. Para realizar actividades de negocios, prospectiva de clientes, tendencias e investigación de mercado, seguimiento de perfiles en redes sociales, ejecución de actividades de mercadeo y relacionamiento, con el fin de mejorar la experiencia de nuestros clientes y usuarios, así como también contar con una oferta de productos y servicios más adecuada.
4. Para comunicar información sobre nuestros bienes, servicios, publicaciones, eventos de capacitación, actividades comerciales, ofertas, promociones, alianzas, y publicidad asociada a nuestra actividad empresarial, sea que se realice de manera directa o a través de terceros, de conformidad con los términos que nos autorices y a través de los medios de contacto y comunicación que nos proporciones y autorices.
5. Para el cumplimiento de las obligaciones legales que POL COLOMBIA S.A.S tiene como empleador, ejecutar actividades orientadas a la mejora del clima laboral, a la formación y bienestar de sus empleados, a la gestión de riesgos asociados a sus labores y a la ejecución de medidas de tratamiento pertinentes, sean ejecutadas directamente por POL COLOMBIA S.A.S. o en alianza con terceros, como pueden ser, cajas de compensación familiar, entre otros.
6. Para la gestión integral de procesos de selección y contratación de empleados.
7. Para desplegar hacia nuestros grupos de interés actividades de responsabilidad social empresarial.
8. Para gestionar la seguridad de las personas, bienes y activos de información en custodia de nuestra organización, a través de mecanismos que pueden incluir videovigilancia en nuestras instalaciones.
9. Para transferir datos a terceros conforme a las disposiciones legales vigentes y en los términos que nos autorices de forma previa, expresa e informada.

Derechos que tienes sobre tus datos personales (derechos de habeas data)

De conformidad con lo dispuesto en la ley, el titular de datos personales tiene los siguientes derechos

1. Acceder, conocer, consultar, rectificar, corregir y actualizar tus datos personales.
2. Revocar de forma parcial o total la Autorización que nos has otorgado y/o solicitar la supresión parcial o total de tus datos personales, salvo cuando por deberes legales o contractuales tus datos deban permanecer en nuestras bases de datos.
3. Solicitar prueba de la Autorización que nos has otorgado para tratar tus datos personales.
4. Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles.
5. Ejercer las demás acciones que la ley te reconoce en materia de protección de datos personales y habeas data.

Mecanismos para conocer la POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS

El Titular puede acceder a nuestra Política de Tratamiento de información, la cual se encuentra publicada en https://polcolombia.com

Ejercicio de los derechos de Consulta, Actualización de Datos y Reclamos

Los derechos de consulta, actualización de datos y reclamos pueden ser ejercidos por el Titular debidamente identificado o por su apoderado o causahabiente (debe adjuntar copia del poder o documento que lo certifique con la solicitud). En cuanto a los menores de edad, los derechos deberán ejercerlos a través de quien acredite su representación legal y podrás dirigir tus consultas y reclamos de habeas data a través de los siguientes canales:

POL COLOMBIA S.A.S., ubicada en la Carrera 15 # 88-64 Of 709, Bogotá .

N.I.T: 900530996 Domicilio: Bogotá D.C. – Colombia Teléfono: +571 7029222; +571 3101364 Página www.polcolombia.com

Si se presenta la solicitud por parte de una persona que no sea el Titular de la información, se tendrá como no presentada y no se dará respuesta a la misma.

Para la radicación y atención de su solicitud le solicitamos suministrar la siguiente información:

·      Nombre completo y apellidos

·      Datos de contacto (Dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto),

·      Medios para recibir respuesta a su solicitud,

·      Motivo(s)/hecho(s) que dan lugar al reclamo con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocarla, suprimir, acceder a la información)

·      Firma (si aplica) y

·      Número de identificación.

El término máximo previsto por la ley para resolver su reclamación es de quince (15) días hábiles, contado a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, POL Colombia SAS informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Una vez cumplidos los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten o complementen, el Titular al que se deniegue, total o parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación, podrá poner su caso en conocimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio –Delegatura para la Protección de Datos Personales-.

Seguridad de la Información

POL COLOMBIA S.A.S. protege su información personal con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad en todo su ciclo de vida, desde la recolección hasta su depuración y eliminación, a partir de lo definido en las políticas y lineamientos de seguridad que permean a toda la organización, desde la alta dirección hasta la operación.

Vigencia

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales empieza a regir en los términos de la Ley 1581 de 2012.

Las bases de datos en las que se registrarán los datos personales tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas en esta política. Una vez se cumpla(n) esa(s) finalidad(es) y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar su información, sus datos serán eliminados de nuestras bases de datos.

Otros ejemplos de período de permanencia de los datos en la bases, son los siguientes:

Los datos personales proporcionados se conservarán mientras se mantenga la relación contractual con el Titular de la información.

Los datos personales proporcionados se conservarán mientras no se solicite su supresión por el interesado y siempre que no exista un deber legal de conservarlos.

Los datos personales proporcionados se conservarán durante un plazo de un (1) año a partir de la última confirmación de interés de parte del Titular.